近日,國際學(xué)院順利完成了2016級56名學(xué)歷留學(xué)生紙質(zhì)檔案的建檔工作。這是續(xù)10月9日圓滿完成215名中國政府獎學(xué)金來華留學(xué)生在“中國政府獎學(xué)金來華留學(xué)管理信息系統(tǒng)”的網(wǎng)上注冊后，國際學(xué)院對留學(xué)生信息檔案工作的進一步完善與補充。

留學(xué)生新生建檔工作涉及面廣、程序較復(fù)雜、工作時限長。入學(xué)申請材料先期由國際學(xué)院招生辦公室管理，以便于入學(xué)身份審核；簽證申請表、境外人員體檢報告單等入學(xué)報到材料由留學(xué)生本人從境外帶來，報到注冊后由留學(xué)生暫時保管，用于辦理居留許可；住宿協(xié)議、防火協(xié)議、學(xué)習(xí)反饋單等入學(xué)教育材料須在完成入學(xué)教育工作后，與留學(xué)生逐一檢查核對簽訂。為確保材料建檔完整，國際學(xué)院在報到注冊第一時間，即通過多種方式明確材料歸檔內(nèi)容和要求等。

國際學(xué)院始終重視留學(xué)生檔案管理與信息開發(fā)利用，設(shè)有專門工作人員負責管理。堅持建立居留許可信息庫，動態(tài)跟進督促辦理留學(xué)生居留許可及其家屬簽證延期；留學(xué)生檔案實行一人一檔，檔案內(nèi)容涵蓋入學(xué)申請材料、報到注冊材料、入學(xué)教育材料、在校綜合表現(xiàn)及畢業(yè)材料等內(nèi)容，完整地保存了留學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活記錄。2015年以來對護照信息頁、入境記錄頁、簽證申請表等重要文件進行電子掃描存檔。

完整的檔案、規(guī)范的管理，有利于深入掌握留學(xué)生來華前的背景及在校生活動態(tài)，也促進了畢業(yè)生校友聯(lián)絡(luò)與管理工作。借助良好的檔案管理工作，國際學(xué)院得以及時掌握2016年3月劉延?xùn)|副總理會見埃及校友金山博士的校友動態(tài)。在人民日報等國內(nèi)重要媒體以《“中國制造”的科學(xué)家》為題對金山校友進行報道后，能夠?qū)鹕叫Ｓ言谛W(xué)習(xí)生活進行深入跟蹤報道，全面生動地宣傳學(xué)校留學(xué)生工作。

編輯：靳軍

終審：薛建鵬